Распознавание накладных и ТТН при приёмке

Коротко

Накладную фотографируют — позиции сами становятся документом в учёте.
Для типовой 1С и обычных накладных хватает коробочного сервиса; это дешевле нас.
Мы нужны на нестандартных формах, большом потоке и стыковке склада с бухгалтерией.

Распознавание накладных — это когда бумажный документ фотографируют или сканируют, а программа сама вытаскивает из него поставщика, номер, дату и построчно товар с количеством и суммами и создаёт документ в учётной системе. Тема массовая и давно закрытая коробкой: есть сервис «1С:Распознавание первичных документов», есть Smart Engines, Entera и другие. Поэтому говорим прямо: если у вас типовая 1С и обычные накладные от поставщиков, скорее всего, вам хватит готового решения и мы вам не нужны. Наш смысл там, где формы нестандартные, поток большой или документ должен попасть не только в бухгалтерию, но и на склад.

Знакомо?

«Машина пришла, водитель торопится, кладовщик считает коробки и расписывается. Пачка бумаг едет в бухгалтерию, где их вбивают руками — иногда через неделю, иногда построчно по сорок позиций. Расхождение по количеству всплывает, когда товар уже разложен по полкам и доказать ничего нельзя. Одни и те же цифры проходят через двух человек дважды, и оба раза с шансом на опечатку.»

Как это работает

1

Документ попадает в систему

Сканом с МФУ, фотографией с телефона кладовщика или файлом из почты. Отдельный сценарий — когда часть поставщиков уже шлёт электронные документы: тогда распознавать нечего, данные приходят готовыми, и это самый удобный случай.
2

Программа читает шапку и строки

Из документа вытаскиваются поставщик, номер, дата, а главное — таблица: наименование, количество, цена, сумма. Именно таблица — сложная часть: печать бывает кривая, лист мятый, фотография под углом, а строка переносится на следующую страницу.
3

Товар сопоставляется с вашей номенклатурой

Самый недооценённый шаг. У поставщика в накладной «Болт М8х40 оц.», у вас в базе — «Болт оцинкованный М8*40». Программа предлагает соответствие, человек первое время подтверждает, дальше система запоминает. Без этого шага распознанный документ бесполезен.
4

Человек проверяет спорное

Хорошая система не делает вид, что уверена во всём: она подсвечивает то, в чём сомневается, и показывает рядом картинку документа. Оператор смотрит не сорок строк, а три подозрительных. Если решение обещает «сто процентов без человека» — это маркетинг, а не инженерия.
5

Документ уходит в учёт

Создаётся приёмка или поступление, сверяется с заказом поставщику: то ли привезли, столько ли, по той ли цене. Расхождение видно сразу, пока машина ещё на площадке, а не через неделю по бумажке в бухгалтерии.
6

Что делаем мы

Начинаем с честного вопроса: закроет ли вашу задачу коробка. Если да — так и говорим, подсказываем, что включить, и на этом расходимся. Если нет — берём то, что коробка не умеет: нестандартные и рукописные формы, поток, который надо разбирать без ручной подачи, распознавание прямо на приёмке с телефона кладовщика, сверку с заказом и передачу документа сразу в несколько систем.

Когда это оправдано — а когда нет

Оправдано

Поток бумаг ощутимый: десятки документов в день и накладные на десятки строк каждая
Формы у поставщиков разные и своеобразные: коробка на них спотыкается, а таких поставщиков много
Расхождения по приёмке всплывают поздно — товар уже разложен, претензию предъявить нечем
Документ нужен не только бухгалтеру: склад и закупка ждут те же цифры, а сейчас их вводят повторно
Учёт не типовой или систем несколько: коробочный сервис туда просто не кладётся
Люди заняты вводом цифр, которых уже нет смысла вводить руками, а нанимать ещё одного оператора не хочется

Пока не нужно

Типовая 1С и обычные накладные от постоянных поставщиков. Включите готовый сервис распознавания — этого хватит, и стоить будет несопоставимо меньше любой разработки
Пять документов в день: любое решение будет дороже, чем те же пятнадцать минут ручного ввода
Поставщики уже перешли на электронные документы. Тогда распознавать нечего — данные и так приходят готовыми, а вам нужно просто ими пользоваться
Номенклатура в базе — свалка дублей и опечаток. Пока это не разгребли, сопоставлять распознанные строки не с чем
Проблема не во вводе, а в дисциплине: бумаги теряются и приезжают в бухгалтерию через месяц. Распознавание не сделает так, чтобы документ доехал
Вы ждёте распознавания рукописных пометок и печатей «на сто процентов без проверки». Так не работает ни у кого, включая нас

Частые вопросы

Сколько это стоит?+

Зависит от задачи — считаем на бесплатном разборе. В этой теме особенно часто разбор заканчивается словами «вам достаточно коробочного сервиса», и это бесплатный и совершенно нормальный для нас исход.

Зачем вы, если есть 1С:Распознавание первичных документов и Entera?+

Для типовой задачи — незачем, и мы это признаём открыто: коробочные сервисы её закрывают. Мы начинаемся там, где коробка кончается: нестандартные формы, распознавание прямо на приёмке с телефона, сверка с заказом поставщику, передача документа в несколько систем сразу, нетиповой учёт. Если вы попадаете в типовой сценарий, честнее сказать вам об этом, чем взять деньги.

Насколько точно программа читает документ?+

Печатный ровный документ читается хорошо — настолько, что человеку остаётся проверка нескольких строк. Мятая фотография под углом, факс, слабая печать, рукописные правки на полях читаются заметно хуже. Конкретных процентов мы не называем: у поставщиков они посчитаны на своих образцах, а вам важна точность на ваших.

Нужно ли менять учётную систему?+

Нет. Распознавание — надстройка сбоку: документ приходит, разбирается и создаётся в вашей системе как обычный. Ломать учёт ради этого не требуется, и если кто-то предлагает начать со смены системы — это разговор не про накладные.

Куда уходят наши документы при распознавании?+

Зависит от решения. Часть облачных сервисов обрабатывает документы на своей стороне — это надо осознанно принимать, там ваши цены и контрагенты. Если для вас это неприемлемо, распознавание можно поставить в вашем контуре, чтобы документы не покидали компанию. Вопрос обсуждаем до начала работ, а не после.

Подойдёт ли это вашему бизнесу?

Оставьте контакт — в бесплатном разборе честно скажем, окупится ли это именно у вас.

Источники

Смежные темы

Склад и логистика

Распознавание накладных и ТТН при приёмке

Как это работает

Когда это оправдано — а когда нет

Частые вопросы

Подойдёт ли это вашему бизнесу?

Заявка принята

Источники

Смежные темы

Видеоконтроль приёмки и отгрузки

ИИ-помощник по базе знаний компании

Прогноз спроса и автозаказ на ИИ